งาน HR ทั้งระบบคือเรื่องเดียวกัน อย่าแยกคิดเป็นส่วนๆ

งาน HR ของบริษัทท่านเป็นอย่างไรครับ เป็นระบบที่เชื่อมต่อกันทั้งหมด หรือเป็นการทำงานแบบแยกส่วนออกจากกัน แล้วไม่มีความเชื่อมโยงถึงกันเลย ในทางหลักการของการบริหารทรัพยากรบุคคลแล้ว เราอาจจะเห็นมีหลายเรื่อง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการสรรหาคัดเลือก การพัฒนาบุคลากร การบริหารค่าจ้างเงินเดือน การบริหารแรงงานสัมพันธ์ ฯลฯ ซึ่งบางองค์กรมองงาน HR แบบแยกส่วนกันจริงๆ จนทำให้เกิดปัญหาตามมามากมาย ที่สำคัญก็คือ ขนาดในฝ่าย HR เองยังมีปัญหา ก็เลยทำให้ไม่ได้รับความเชื่อถือจากหน่วยงานอื่นๆ ในองค์กร


ที่จั่วต้นเรื่องไว้แบบนี้ ก็เนื่องจากเมื่อสองวันก่อนได้มีโอกาสไปคุยกับบริษัทแห่งหนึ่ง ซึ่งเรียกได้ว่ามีปัญหาทางด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล และผู้บริหารระดับสูงก็อยากที่จะแก้ไขระบบการบริหาร HR ภายในกันก่อน พอสอบถามลงไปลึกๆ เข้าก็เริ่มเห็นว่ามีปัญหาอย่างที่ผู้บริหารระดับสูงแจ้งมาจริงๆ ปัญหาเหล่านั้นคืออะไรบ้าง

• ข้อมูลตำแหน่งงาน หรือ JD – Job Description ทางหน่วยงานสรรหาคัดเลือกเป็นคนทำ แต่ไม่มีการกระจายตำแหน่งที่เขียนไว้นี้ให้กับ HR หน่วยงานอื่นๆ ผลก็คือ หน่วยงานบริหารค่าตอบแทน ก็ทำ JD กันขึ้นมาชุดหนึ่ง เพื่อตั้งว่าจะใช้ในการประเมินค่างานตามหลักการที่ได้ไปเรียนมา หน่วยงานฝึกอบรม จะวิเคราะห์ Training Need เชื่อมั้ยครับ ก็มีการเขียน JD กันเองอีก ยิ่งไปกว่านั้นหน่วยงาน Document Control ที่จะทำระบบ ISO ก็มีการเขียน JD ของตำแหน่งงานต่างๆ ในบริษัทอีกเช่นกัน สรุปแล้ว JD ของแต่ละตำแหน่งในบริษัทนี้ มีมากกว่า 3 ฉบับ ทำให้ไม่รู้ว่าควรจะเชื่อฉบับไหนกันแน่

• ข้อมูลโครงสร้าง องค์กร ก็แยกส่วนกันอีก กล่าวคือ ผังโครงสร้างองค์กรก็เป็นหน่วยงาน HRM เป็นคนดูแล แต่ก็ไม่เคยเอาข้อมูลโครงสร้างองค์กรมาใช้ประกอบการจัดระดับงาน ทำให้ระดับงานกับผังโครงสร้างขององค์กรไม่ได้ไปด้วยกัน พนักงานก็ยิ่งงงเข้าไปอีก ไม่รู้ว่าจริงๆ แล้วตำแหน่งของตนเองเรียกว่าอะไร และอยู่ในระดับงานใด พอถามไปที่หน่วยงาน HR ก็ตอบไม่ได้อีก

• หน่วย งาน HRบางหน่วยที่ต้องทำเรื่องของระบบ Career Path ก็ออกแบบ Career Path ในแบบของตนเอง โดยไม่มีการเชื่อมโยงกับผังองค์กร และผังระดับงานอีกเช่นกัน แยก Career Path ออกมาต่างหาก และสุดท้ายก็ไม่ได้เชื่อมโยงกับระบบค่างาน และระดับงาน รวมทั้งตัวโครงสร้างเงินเดือนอีกเช่นกัน

• ข้อมูล การบริหารทรัพยากรบุคคล ถูกเก็บแบบกระจัดกระจาย แบบไม่มีศูนย์กลางใดๆ กล่าวคือ ข้อมูลพนักงานที่ผ่านการสรรหาคัดเลือก ก็เก็บไว้ที่หน่วยงานสรรหาคัดเลือก พนักงานเข้ามาทำงาน ถูกส่งไปอบรม หรือพัฒนา ข้อมูลการพัฒนาตรงนี้ก็เก็บไว้ที่หน่วยงานพัฒนาทรัพยากรบุคคล ส่วนข้อมูลการเลื่อนตำแหน่ง เลื่อนระดับงาน ข้อมูลการประเมินผลงาน และข้อมูลเงินเดือนต่างๆ ของพนักงานก็ถูกเก็บไว้ที่หน่วยงานบริหารค่าจ้างเงินเดือน ฯลฯ พอถึงเวลาที่จะต้องใช้ข้อมูลบุคคลมาตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ก็หาไม่ได้บ้าง เกี่ยงกันบ้าง หายบ้าง สุดท้ายก็มีปัญหาตามมาในการบริหารทรัพยากรบุคคลของบริษัท

ไม่ทราบว่าท่านผู้อ่านเคยประสบกับปัญหาแบบที่กล่าวมาข้างต้นหรือไม่ครับ
ในทางปฏิบัติแล้ว ทุกระบบไม่ว่าจะเป็นระบบการผลิต บัญชีการเงิน จัดซื้อ ฯลฯ ล้วนแล้วแต่มีความต่อเนื่องและเชื่อมโยงกันไป ระบบ HR ก็เช่นกัน เวลาที่จะวางระบบ HR ของบริษัท ก็จะต้องมองภาพต่อกันให้เป็นภาพเดียวกันก่อน จากนั้นก็ค่อยแยกภาพเป็นส่วนๆ ให้กับหน่วยงานย่อยไปปฏิบัติ แต่ทุกหน่วยงานย่อยจะต้องเห็นภาพใหญ่อันเดียวกันอยู่เสมอ ระบบถึงจะเดินไปได้อย่างดี

• เริ่มจากเป้าหมายองค์กรก่อนเลย Mission Vision กลยุทธ์หลักขององค์กรจะต้องทำอะไรบ้าง อนาคตจะต้องเดินไปทางไหน ต้องทำภาพนี้ให้ชัดเจน แล้วภาพของกลยุทธ์หลักขององค์กรมันจะเอามาใช้งานใน HR ได้หลายเรื่อง

• ออก แบบผังโครงสร้างองค์กรให้สอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ที่วางไว้ จะต้องมีลำดับชั้นอย่างไรบ้าง มีฝ่ายอะไรบ้าง แต่ละฝ่ายทำหน้าที่อะไร และต้องมีตำแหน่งอะไรบ้าง เพื่อมาปฏิบัติงานให้บรรลุตามแผนกลยุทธ์ที่วางไว้ ในส่วนนี้เราก็จะได้ ผังองค์กร และได้ JD ของตำแหน่งงาน

• ออก แบบระบบค่าตอบแทน เราสามารถนำเอาผังองค์กร และ JD ที่ทำไว้เป็นมาตรฐาน ไปประเมินค่างาน และจัดระดับงาน และออกแบบโครงสร้างเงินเดือนและระบบบริหารเงินเดือนได้

• ออก แบบระบบการพัฒนาพนักงาน โดยเอาผังองค์กร และ JD รวมทั้ง Vision Mission มากำหนดเป็น Core Competency แล้ววางระบบการพัฒนาพนักงานโดยอาศัย Competency ที่กำหนดไว้ได้

• เอาผังองค์กร JD ระดับงาน มาออกแบบ Career Path สร้างเกณฑ์ในการเลื่อนระดับ จากนั้นก็สามารถนำไปเชื่อมโยงกับระบบโครงสร้างเงินเดือน รวมทั้งเชื่อมโยงกับระบบการพัฒนาพนักงาน เพื่อให้เติบโตไปตามสายอาชีพที่กำหนดไว้ได้เช่นกัน

• เอา Mission Vision strategy และ JD มากำหนดเป็นตัวชี้วัดผลงานของแต่ละระดับตำแหน่งงานในองค์กร และนำมาใช้ในการบริหารผลงานพนักงานได้ และสุดท้ายก็เอาผลงานมาเชื่อมโยงกับระบบการพัฒนา และระบบการให้รางวัลตอบแทน

• ฯลฯ

จะเห็นว่า ถ้าเรามองภาพ HR ให้เป็นภาพเดียวกันได้ทั้งหมด แม้ว่าองค์กรของเราจะแบ่งงาน HR ออกเป็นส่วนๆ ก็ตาม เราก็ยังสามารถเชื่อมโยงระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลเข้าด้วยกันให้เป็น ภาพเดียวกันได้ โดยไม่ขัดแย้งกันเอง

เมื่อ HR เป็นระบบระเบียบมากขึ้น ผู้จัดการสายงาน และพนักงาน ก็สามารถที่จะพึ่งพา HR ได้มากขึ้น มีความเชื่อมั่นในหน่วยงาน HR มากขึ้น แล้วเราก็จะเป็นทั้ง Business Partner และเป็นทั้งที่ปรึกษาให้กับพนักงานทุกคนในองค์กรได้อย่างดีครับ