ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล ทำไมต้องทำให้มันยากเกิน

ทุกวันนี้บริษัทมากมาย ต่างก็ให้ความสำคัญกับการบริหารทรัพยากรบุคคลมากขึ้นเมื่อเทียบกับอดีตที่ ผ่านมา บางบริษัทมีการให้ที่ปรึกษาเข้ามาวางระบบ HR ในด้านต่างๆ ให้เพื่อที่จะเป็นแนวทางในการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างเป็นระบบต่อไปได้ บางบริษัทก็ลงมือทำเอง โดยใช้ความรู้ความสามารถที่ดำเนินการออกมาจนได้ระบบ HR ที่สามารถใช้งานได้จริง


ปัญหาของหลายองค์กรที่เกิดขึ้นกับการวางระบบ HR ก็คือ มักจะวางระบบแยกออกจากกันในแต่ละเรื่อง เช่น ระบบสรรหาคัดเลือก ระบบการฝึกอบรบ ระบบการบริหารค่าจ้างเงินเดือน ระบบบริหารผลงาน ระบบ Competency ฯลฯ ซึ่งพอเราวางระบบแยกออกจากกันแบบนี้ ก็เกิดผลเสียตามมาอย่างมากมาย ทำให้คนใช้งานระบบจริงๆ ซึ่งก็คือ บรรดาผู้จัดการสายงาน เกิดอาการงง และสับสนกับระบบที่วางไว้ จนสุดท้ายก็เลยเลิกใช้ และไม่ทำตามระบบที่วางไว้ สุดท้ายระบบ HR ที่อุตส่าห์ทำไว้ก็เป็นหมันไปทั้งหมด
แล้วมันเกิดอะไรขึ้นกับระบบ HR ที่วางระบบไว้แยกออกจากกันทั้งหมด

• ระบบสรรหาคัดเลือกพนักงาน บางองค์กรมีการวางมาตรฐานการสรรหาคัดเลือกพนักงานไว้อย่างดี มีการกำหนดคุณสมบัติขั้นต่ำ ในด้านต่างๆ ของตำแหน่งงาน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการศึกษา ประสบการณ์ และคุณสมบัติอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน ซึ่งก็เป็นสิ่งที่ดี และมีความชัดเจน เพื่อใช้ในการสรรหาคัดเลือกพนักงานที่มีความเหมาะสมเข้ามาทำงานกับบริษัท

• ระบบการฝึกอบรม บางบริษัทก็มีการวางระบบการฝึกอบรม มีการกำหนด Training Roadmap ไว้อย่างดี ว่าพนักงานในแต่ละตำแหน่งนั้นจะต้องอบรมในเรื่องอะไรบ้างก่อนหลัง เพื่อที่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• ระบบการบริหารค่าจ้างเงินเดือน เป็นอีกระบบหนึ่งที่บริษัทต้องการให้มีการบริหารค่าจ้างเงินเดือนที่มีความ เป็นธรรม มีการวางโครงสร้างเงินเดือน และระบบการบริหารการขึ้นเงินเดือนของพนักงานในรูปแบบต่างๆ เพื่อใช้ในการบริหารค่าตอบแทนของพนักงานที่มาทำงานในบริษัท

• ระบบบริหารผลงาน เป็นอีกระบบหนึ่งที่ได้รับความนิยมอย่างมากในปัจจุบันนี้ โดยทั่วไประบบบริหารผลงานจะมีการกำหนดแนวทางในการบริหารและประเมินผลงานของ พนักงานในสองปัจจัยหลักๆ ก็คือ ปัจจัยทางด้านผลงาน และปัจจัยทางด้านพฤติกรรมการทำงานของพนักงาน

• ระบบ CompetencyBase HRD บางบริษัทก็มีการวางระบบการพัฒนาพนักงานบนพื้นฐานของสมรรถนะ หรือในภาษาอังกฤษเรียกกันว่า Competency ไว้อย่างชัดเจน มีทั้ง Core competency,Managerial Competency และ Functional Competency อย่างครบถ้วน

• ระบบ Career Path หรือ ระบบความก้าวหน้าในสายอาชีพ องค์กรต่างๆก็ต้องการให้พนักงานที่มาทำงานมีระบบความก้าวหน้าทางสายอาชีพที่ ชัดเจน มีเกณฑ์ที่จะใช้ในการพิจารณาความก้าวหน้าของพนักงาน เกณฑ์ในการเลื่อนตำแหน่งต่างๆ เพื่อใช้เป็นแนวทางในการพัฒนา และส่งเสริมให้พนักงานได้รับความก้าวหน้าในการทำงาน

ระบบ HR ที่กล่าวถึงข้างต้น ถ้าเราสามารถทำให้มันเชื่อมโยงกันได้ทั้งหมดก็จะเป็นสิ่งที่ดีมาก และจริงๆ แล้วมันก็ควรจะเชื่อมโยงกันทั้งหมดด้วย แต่ในทางปฏิบัติ หลายองค์กรวางระบบ HR แยกออกจากกัน ลองมาดูสิ่งที่ผมพบเจอมาว่าระบบที่วางไว้มันเชื่อมโยงกันอย่างไรบ้าง

• ระบบ Competency ระบบแรกที่มักจะพบว่าถูกวางให้แยกออกจากกัน และทำให้ผู้จัดการสายงานสับสน งุนงงมากระบบหนึ่งก็คือ เรื่องของ Competency ที่กำหนดออกมามากมายทั้ง Core Managerial และ Functional Competency บางองค์กรมีการกำหนด Core value ออกมาต่างหากอีกชุดหนึ่ง ซึ่งไม่ซ้ำกับ Core Competency เลย ยิ่งไปกว่านั้น ระบบการประเมินผลงาน ก็ใช้ชุดพฤติกรรมอีกชุดหนึ่ง ซึ่งไม่มีความเกี่ยวโยงกับ competency และ Core value ที่วางไว้อีกเช่นกัน และถ้าเป็นแบบนี้ ลองคิดดูสิครับว่า คนใช้งานจะงงแค่ไหน พอถึงเวลาประเมินผลงาน ก็ประเมินอย่างหนึ่ง พอถึงเวลาต้องพิจารณา Competency ก็ต้องประเมินอีกอย่างหนึ่ง ยิ่งไปกว่านั้น ยังต้องมานั่งดูว่า พนักงานมีพฤติกรรมที่สอดคล้องกับ core value ของบริษัทอีกหรือไม่ เจอเข้าแบบนี้เก่งแค่ไหนก็สับสน และรู้สึกถึงความยุ่งยากที่ฝ่ายบุคคลพยายามจะทำ ก็เลยทำให้ผู้จัดการสายงานไม่ค่อยอยากให้ความร่วมมือกับฝ่ายบุคคลสักเท่า ไหร่

• ระบบบริหารผลงาน อีก ระบบที่มักจะมีการวางระบบซ้ำซ้อนกันก็คือ ระบบบริหารผลงาน กับระบบประเมินผลงาน บางองค์กรมีการกำหนด KPI มีการกำหนด Competency และใช้ในการบริหารผลงาน โดยที่ระบบประเมินผลงานในแบบฟอร์มกำหนดให้มีปัจจัยในการประเมินผลงาน คือ คุณภาพงาน ปริมาณงาน และชุดพฤติกรรมอีกประมาณ 10 ตัว โดยจัดแยกกับระบบบริหารผลงาน ผลก็คือ งง ครับ คนใช้งานสับสนมากว่า แล้วมี KPI ไปทำไม ทำไมต้องประเมินสองแบบแยกออกจากกัน แล้วทำไม Competency กับพฤติกรรมในการประเมินผลงาน ถึงไม่ใช้ชุดเดียวกันไปเลย ยิ่งไปกว่านั้น ระบบประเมินผลงานก็มีพฤติกรรมชุดนึง แถมระบบ Competencyก็มีอีกชุดนึง พอถึงเวลาใช้งานก็เลยสับสนกันไปใหญ่

• ระบบการขึ้นเงินเดือนกับผลงาน บางแห่งมีการประเมินผลงาน แต่กลับไม่เอาระบบประเมินผลงานมาเชื่อมโยงกับระบบการขึ้นเงินเดือน และการให้รางวัลตอบแทนตามผลงาน

• ระบบการพัฒนาพนักงาน บาง องค์กรมีการวาง Competency ไว้ชัดเจนแต่กลับไม่มีการนำเอามาใช้ในการวางแผนพัฒนาพนักงาน และการฝึกอบรม ผู้จัดการรู้ว่าบริษัทมี Competency แต่ไม่รู้ว่าเอามาทำอะไร ส่วนเรื่องของการฝึกอบรม ก็วางแผนกันไปตามมีตามเกิด โดยดูว่าพนักงานแต่ละคนนั้นจะต้องถูกพัฒนาในเรื่องอะไรบ้าง โดยไม่มีการนำเอา Competency ที่มีมาพิจารณาอะไรเลย

• ระบบ Career Path ระบบ นี้ยิ่งแย่ใหญ่ครับ บางบริษัทมีทุกอย่างแล้ว แต่พอถึงเวลาที่จะเลื่อนระดับ หรือพิจารณาความก้าวหน้าของพนักงานแต่ละคน กลับไม่ได้เอาสิ่งที่มีมาพิจารณาเลย ไม่ว่าจะเป็นผลงานที่ผ่านมา Competency ที่จะต้องถูกพัฒนา แต่กลับมองแค่เพียงว่าทำงานครบกี่ปี ก็มีสิทธิเลื่อนระดับตำแหน่งได้

ถ้าเป็นแบบนี้จริงๆ ผมคิดว่าคงไม่มี Line Manager คนไหนที่อยากจะทำตามระบบ HR ที่กำหนดไว้อย่างแน่นอนครับ เพราะยิ่งทำยิ่งยุ่ง ยิ่งทำยิ่งสับสน ไม่รู้ว่าอะไรเอามาใช้กับอะไรได้บ้าง ทำไมต้องแยกออกจากกันเยอะแยะไปหมด

จริงๆ แล้ว ระบบ HR ทั้งหมดมันเชื่อมโยงกันได้ทั้งหมดครับ เราสามารถออกแบบ Competency ชุดเดียว โดยอาจจะกำหนดจาก Core Value ขององค์กรก็ยังได้ เพื่อไม่ให้พนักงานเกิดความสับสนว่าทำไมมีอะไรมากมาย และเราก็สามารถเอา Competency ที่มีนั้นมาเชื่อมโยงกับระบบ สรรหาคัดเลือก ระบบการพัฒนาพนักงาน ระบบบริหารผลงาน ระบบการบริหารค่าตอบแทน และระบบ Career Path ได้ทั้งหมด โดยไม่จำเป็นต้องแยกออกจากกันเลยด้วยซ้ำไป

ถ้าเราสามารถทำระบบให้ เชื่อมโยงกัน มันก็จะง่ายต่อความเข้าใจของผู้จัดการ พนักงาน เวลาใช้งานก็ใช้ง่าย ทำทีเดียว ได้ทุกเรื่อง และสามารถเอาไปใช้งานในระบบ HR ได้แทบทุกด้าน

ดังนั้นก่อนวางระบบอะไร จงคิดให้รอบด้าน และจงเชื่อมโยงระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน ทำให้มันใช้งานง่ายๆ และระบบที่วางไว้ ก็จะเกิดผลดีตามมาครับ