เคล็ดลับการบริหารผลงาน ปัจจัยสู่ความสำเร็จ

จากผลการสำรวจในเรื่องของระบบการบริหารผลงานจากรายงานผลการสำรวจค่าจ้างของ PMAT ที่ออกมานั้น มีบริษัทจำนวนถึง 55% ที่พยายามจะนำเอาระบบบริหารผลงาน หรือที่เราเรียกกันในภาษาอังกฤษว่า Performance Management หรือ PMS มาใช้กับบริษัท แต่เชื่อหรือไม่ว่า กว่าครึ่งหนึ่งของบริษัทที่บอกว่า ใช้ระบบ PMS นั้น เอาระบบนี้มาใช้เพื่อแทนระบบการประเมินผลงานแบบเดิมที่บริษัทเคยใช้อยู่ โดยคาดหวังว่าระบบ PMS นี้จะสามารถทำให้ระบบการประเมินผลงานของบริษัทดีขึ้น และมีปัญหาน้อยลง ซึ่งจริงๆ แล้ว ระบบ PMS นั้น ไม่ใช่ระบบการประเมินผลงานเลย นี่คือสิ่งที่หลายองค์กรเข้าใจกันผิดพลาดกันมาตลอด


คำว่าบริหารผลงาน ชื่อก็บอกชัดเจนว่า คือการบริหารเพื่อให้เกิดผลงานที่ดีออกมา ดังนั้น ระบบบริหารผลงานที่มีขึ้นในโลกนี้ วัตถุประสงค์ก็คือ เพื่อบริหารธุรกิจขององค์กรให้ไปสู่เป้าหมายที่ต้องการ เช่น ต้องการขยายตลาด ต้องการกำไรมากขึ้น ต้องการทำให้บริษัทไปสู่วิสัยทัศน์ที่ต้องการ ฯลฯ สิ่งเหล่านี้คือ “การบริหารผลงาน” เป็นระบบที่ทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้

ดังนั้นระบบบริหารผลงาน จึงไม่ใช่ระบบที่มีขึ้นเพื่อมาแก้ไขปัญหาของระบบประเมินผลงานเลย ดังที่หลายๆ องค์กรพยายามจะนำเอามาใช้ ผลก็คือ ถ้าเราเอา PMS มาใช้แก้ไขปัญหาระบบประเมินผลงานแบบเดิมของบริษัท บอกได้เลยว่า สำเร็จยากครับ เพราะมันคนละวัตถุประสงค์
ถ้าอยากใช้ ระบบ PMS จริงๆ ก็ลองมาดูว่ามีปัจจัยอะไรบ้างที่ทำให้ระบบนี้ประสบความสำเร็จได้

• ต้องเริ่มต้นจากเป้าหมายของธุรกิจ การจะบริหารผลงานให้ได้ตามเป้าหมายนั้นก็ต้องมีเป้าหมายที่ต้องการจะบริหาร ก่อน สิ่งแรกที่องค์กรจะต้องกำหนดให้มีขึ้น และจะต้องมีอย่างชัดเจนมากๆ ด้วย ก็คือ ตัวเลขเป้าหมายความสำเร็จขององค์กร ซึ่งส่วนใหญ่ก็คือ กำไรที่ต้องการ

• พิจารณาหาแนวทางที่จะไปสู่เป้าหมาย สิ่ง ถัดไปที่ PMS จะต้องมีก็คือ การพิจารณาหาวิธีการ และแนวทางที่จะไปสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้ ซึ่งจริงๆ ก็คือ กลยุทธ์นั่นเองครับ กำหนดวิธีการและแนวทางที่จะทำให้เราไปสู่เป้าหมายที่ต้องการให้ได้ ซึ่งวิธีการเหล่านี้ก็ต้องมีการกำหนดเป้าหมายและแผนงานให้ชัดเจนออกมา

• กระจายเป้าหมายย่อยๆ ลงสู่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ขั้น ตอนถัดไปก็คือ พิจารณาว่าแนวทาง หรือกลยุทธ์ที่จะไปสู่เป้าหมายนั้น ในแต่ละข้อจะต้องให้หน่วยงานใดรับผิดชอบ โดยพิจารณาจากภารกิจหลักของหน่วยงาน ผลที่ได้ก็คือ เป้าหมายของหน่วยงานทุกหน่วยงาน ที่มีความสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร

• ผู้จัดการทุกต้องมีส่วนร่วม ปัจจัย ความสำเร็จของการบริหารผลงานสุดท้ายมาตกอยู่ที่กลุ่มผู้จัดการทุกระดับของ องค์กร เพราะนี่คือบุคคลสำคัญที่เป็นผู้ใช้ระบบอย่างแท้จริง ไม่ว่าจะเป็นการตั้งเป้าหมายของหน่วยงาน การสื่อความเป้าหมายของหน่วยงานให้กับพนักงานได้รับทราบ จากนั้นก็ต้องคอย Feedback ความคืบหน้าของงานให้กับพนักงานทราบอย่างสม่ำเสมอ ทั้งนี้ก็เพื่อที่จะได้หาแนวทางในการปรับปรุงผลงานของพนักงานให้ออกมาได้ตาม เป้าหมายทีกำหนดไว้

จากผลการวิจัยของบริษัท Gallop ในเรื่องของปัจจัยความสำเร็จของระบบบริหารผลงานนั้น ผลการวิจัยสรุปออกมาได้ชัดเจนมากกว่า ความสำเร็จของ PMS อยู่ที่ ผู้จัดการโดยตรง ซึ่งผู้จัดการจะต้องทำหน้าที่ต่อไปนี้ เพื่อให้ระบบ PMS สำเร็จได้

• ช่วยพนักงานให้มีความรู้สึกถึงความเป็นเจ้าของงานที่ทำอยู่ รู้สึกถึงความท้าทายในการทำงาน และการบรรลุเป้าหมาย

• ชื่นชม และให้ความสำคัญในความสำเร็จของพนักงาน ผู้ จัดการคือคนที่ใกล้ชิดกับพนักงานมากที่สุด ดังนั้น ถ้าอยากให้พนักงานทำผลงานที่ดี สิ่งที่ผู้จัดการจะต้องทำก็คือ ชื่นชม ให้คำชม และทำให้พนักงานรู้สึกว่าผู้จัดการยอมรับในผลงานของพนักงานที่ทำออกมา

• ให้ความสำคัญกับการบริหารคน ก็ คือ จะต้องมองพนักงานว่า สามารถพัฒนาได้ ถ้าพนักงานทำผลงานที่ไม่ดี ก็ต้องบอกกล่าวให้ทราบ และต้องคิดเสมอว่าพนักงานทุกคนสามารถที่จะพัฒนาผลงานให้ดีขึ้นได้ โดยผ่านการสอนงานจากผู้จัดการ

• สื่อความอย่างสม่ำเสมอ ผู้ จัดการจะต้องทำหน้าที่สื่อความกับพนักงานอย่างสม่ำเสมอ ในเรื่องของผลงานที่ออกมา เพื่อทำให้พนักงานรับทราบสถานการณ์ของผลงานที่เขาทำออกมา ว่าดี หรือไม่ดีแค่ไหน และต้องปรับปรุงผลงานให้ดีขึ้นในมุมไหนบ้าง

ถ้าผู้จัดการส่วนใหญ่ในองค์กรของเรา ทำได้ตาม 4 ข้อที่กล่าวมาข้างต้น จะทำให้การบริหารผลงานมีความชัดเจนมากขึ้น ซึ่งความชัดเจนตรงนี้เอง ที่ไปมีผลทำให้การประเมินผลงานออกมาตรงไปตรงมา และเป็นไปตามผลงานที่ออกมาจริงๆ

โดยสรุปก็คือ ไม่ว่าบริษัทจะต้องการให้ระบบบริหารผลงาน หรือ ระบบประเมินผลงาน มีปัญหาน้อยลง และสามารถใช้งานระบบได้ตรงตามวัตถุประสงค์จริงๆ สิ่งที่บริษัทจะต้องทำก็คือ การพัฒนากลุ่มผู้จัดการทุกระดับในองค์กรให้มีความเป็นผู้จัดการจริงๆ มีภาวะผู้นำมากพอ ที่จะบอกว่าที่คือผลงาน หรือนี่คือความรู้สึก

แล้วระบบประเมินผลงานของบริษัทท่านจะดีขึ้นจริงๆ โดยไม่จำเป็นต้องไปเปลี่ยนเป็นระบบบริหารผลงานเลยด้วยซ้ำไป