วิธีเพิ่ม Productivity ในการทำงานของเรา

ในแต่ละวันคุณทำงานได้มี Productivity สักแค่ไหน นั่นหมายถึงว่า คุณสามารถสร้างผลงานได้ในเวลาทำงานในแต่ละวันได้มากน้อยเพียงใด โดยปกติเวลาทำงานโดยทั่วไปของบริษัท ก็อยู่ที่ 8 ชั่วโมง ในเวลาดังกล่าว คุณสามารถสร้างผลงานได้ตามเป้าหมาย ได้ตามแผนงาน และตามแผนการทำงานประจำวันหรือไม่


ยิ่งโดยเฉพาะในโลกยุคที่มีการติดต่อสื่อสารกันอย่างไร้พรมแดนแบบนี้ ยิ่งทำให้เราเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่ได้สร้างมูลค่าเพิ่มทั้งในชีวิตของเรา เอง และในการทำงานเพื่อสร้างผลงาน
มีงานวิจัยอยู่หลายโครงการที่ศึกษา เรื่องของเวลาทำงาน 8 ชั่วโมงของพนักงานที่ทำงานในบริษัทนั้น ทำงานกันจริงๆ ที่ได้ผลงานออกมาใช้เวลากันกี่ชั่วโมงกันแน่ ผลการศึกษาโดยเฉลี่ยอยู่ที่ประมาณ 5.5 ชั่วโมง จาก 8 ชั่วโมงในแต่ละวัน แล้วหายไปไหนอีก สองชั่วโมงครึ่ง

• กิจกรรมช่วงเช้า เข้าบริษัท กินกาแฟ อ่านข่าว ทั้งในหนังสือพิมพ์ของบริษัท และในโทรศัพท์มือถือ จากนั้นก็พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นเกี่ยวกับข่าวคราวที่อ่านมาอย่างออก รส จากนั้นก็ ไปที่โต๊ะทำงาน เปิดคอมพิวเตอร์ เช็คเมล์ทั้งส่วนตัวและในงาน แต่ตอบเมล์ส่วนตัวก่อน เรื่องงานเอาไว้ก่อน เพราะยังเช้าอยู่ จากนั้นก็เช็ค facebook กด like ให้เพื่อนๆ สักหน่อย เพิ่มสถานะของตัวเองเข้าไป แล้วรอดูว่าจะมีใครมากด like ให้เราบ้าง บางทีไล่อ่านไปจนเพลิน เวลาผ่านไปเกือบชั่วโมงแล้ว ยังไม่ได้เริ่มต้นทำงานของตนเองเลย

• กิจกรรมช่วงเที่ยง ก่อน กินข้าวเที่ยง (เวลาประมาณ 11.00) เช็ค facebook อีกทีดูซิว่ายอด like ไปถึงไหนแล้ว พร้อมกับเพิ่มสถานะของตนเองว่า ทำงานเหนื่อยเหลือเกิน จากนั้นก็ไล่อ่านของเพื่อนๆ ไปเรื่อยๆ จนได้เวลาไปทานข้าวกลางวัน ระหว่างกินข้าว ก็ line กับเพื่อนคนนั้นคนนี้ กินไปกดไป เลยทำให้กินช้าลงไปหน่อย จากนั้นก็เดินชอปปิ้งสักเล็กน้อย พอเริ่มรู้สึกร้อน ก็กลับเข้าออฟฟิศ นั่งพักสักหน่อย ระหว่างนั่งก็ line ต่อ พร้อมกับอ่าน facebook เพื่อนๆ ไปด้วย เปิดเมล์ ตอบเมล์เพื่อนๆ อีกที เรื่องงานไว้ก่อน กว่าจะเริ่มรู้ตัว ก็ปาเข้าไปเกือบบ่ายสองโมงแล้ว ยังไม่ได้ทำงานต่อจากเมื่อเช้าเลย ต้องรีบซะแล้ว เพราะอีกไม่นานก็เลิกงานแล้ว

• กิจกรรมช่วงเย็น ได้ เวลาประมาณ สี่โมงเย็น เหมือนมีนาฬิกาปลุกบอกเวลา ว่า หยุดงานได้แล้ว เพราะทำมาเยอะมากแล้ว ตั้งแต่บ่ายสองถึงสี่โมง ต้องพักสักหน่อย เดินไปหาอะไรทาน เปิดตู้เย็น หาขนมกิน กาแฟอีกสักแก้ว เดินทักทายเพื่อนๆ จากนั้นก็เปิด facebook อีก line ของเพื่อนอีก โอว เยอะไปหมด ทำไมแต่ละวันถึงได้ยุ่งขนาดนี้ เดี๋ยวต้องขึ้น status ใหม่อีกแล้ว บอกคนอื่นๆ ให้รู้สักหน่อยว่าตอนนี้เรารู้สึกอย่างไรบ้าง โดยไม่สนใจว่า เขาจะอยากรู้หรือไม่ เงยหน้าดูเวลาอีกที โอว 5 โมงเย็นแล้ว เฮ้อออ งานก็ยังไม่เสร็จเลย แต่ละวันทำไมงานช่างเยอะถึงเพียงนี้ แทบจะไม่มีเวลาทำอะไรเลย แป๊ปๆ เลิกงานอีกแล้ว จากนั้นก็เก็บของกลับบ้าน

คุ้นๆ กับสิ่งที่เกิดขึ้นหรือไม่ครับ ผมคิดว่าเราทุกคนคงจะเห็นภาพเหล่านี้มาบ้างไม่มากก็น้อย ไม่ได้ต้องการจะตำหนินะครับ เพียงแต่ในโลกยุคนี้ มันมีอะไรมากมายอยู่รอบๆ ข้างเรา ที่ดึงให้เราออกจาก Productivity ในการทำงาน ผมเคยเห็นพนักงานบางคนตั้งมือถือไว้ข้างๆ หน้าจอคอมพิวเตอร์เลย เวลาที่มีเพื่อน line มาก็จะหยิบมาตอบไป ทำงานไป แต่เอาเข้าจริงๆ ตอบ line เพลินไปมากกว่า งานเอาไว้ทีหลัง สุดท้ายก็มานั่งบ่นว่าเวลาน้อย งานไม่เสร็จ ปลายปี ก็ถูกประเมินผลงานไม่ค่อยดี ก็บ่นอีก ว่าทุ่มเททำงานให้ตั้งมากมาย แต่ผลงานกลับได้แค่นี้ (แต่ไม่เคยพิจารณาว่า จริงๆ แล้วเราใช้เวลาในการทำงานไปกับการทำงาน หรือ ทำอย่างอื่นมากกว่ากัน)

ลองมาดูวิธีการในการเพิ่ม Productivity ในการทำงาน ที่ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรในต่างประเทศเขาใช้กันสักหน่อยว่ามีอะไรบ้างนะครับ

• วางแผนการทำงานในแต่ละวันอย่างชัดเจน ฝรั่ง เขาใช้คำว่า To do list โดยให้เริ่มต้นวางแผนก่อนวันทำงาน 1 วัน ว่าในวันพรุ่งนี้จะต้องทำอะไรบ้าง และมีอะไรต้องทำให้เสร็จบ้าง กำหนดเป็นงานๆ ไป และยิ่งถ้ากำหนดเป็นจำนวนชั่วโมงการทำงานที่ชัดเจนได้ยิ่งดี ว่างานที่ 1 จะใช้เวลา 1 ชั่วโมงต้องทำให้เสร็จ งานที่ 2 จะใช้เวลา 2 ชั่วโมงทำงานให้เสร็จ แผนงานนี้ไม่ต้องทำเยอะเกินไป เพราะการทำเยอะไป จะทำให้เราไม่ใส่ใจงานได้ ให้เลือกงานตามลำดับความสำคัญของเป้าหมายหมาย และเวลาที่ต้องเสร็จ ในแต่ละวัน ไม่ควรเกิน 4 งาน

• ควบคุมตนเองให้ทำงานให้ได้ตามแผนงานที่วางไว้ นี่ เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด เพราะเราจะมีสิ่งล่อใจอย่างอื่นเข้ามาเยอะมากไปหมด ซึ่งความสำเร็จในข้อนี้ ก็อยู่ที่การควบคุมตนเองให้มีสมาธิจดจ่อกับการทำงานที่วางแผนไว้ และจะต้องทำให้ได้ตามเวลาที่กำหนดไว้ โดยไม่ทำอย่างอื่น หรือวอกแวกไปคิดเรื่องอื่น ในระหว่างที่ทำงานนั้นๆ จะต้องคิดเสมอว่า ให้เสร็จงานนี้ก่อน แล้วงานอื่นค่อยว่ากัน หรือถ้ามีเรื่องอื่นที่เราจำเป็นจะต้องทำ โดยที่ไม่สามารถปฏิเสธได้จริงๆ ก็ต้องทำอย่างเร็ว จากนั้นก็ต้องรีบกลับมา focus ที่งานเดิมอีกครั้งจนเสร็จตามแผน หรือได้ผลงานตามที่เราต้องการ จากนั้นก็ค่อยเปลี่ยนไปทำงานอื่น ตามที่วางแผนไว้

• ให้รางวัลตนเองสักเล็กน้อย เมื่อ ทำงานเสร็จในแต่ละงาน เราสามารถที่จะให้รางวัลตนเองได้ โดยอาจจะกำหนดเวลาไว้ว่า จะเข้าไปตอบ line เพื่อนๆ สักหน่อย หรือเข้าไปอ่านหรือ เพิ่มสถานะใน facebook สักนิด เราก็สามารถทำได้ครับ แต่ต้องกำหนดเวลาให้ชัดเจนว่า จะต้องใช้เวลาไม่เกิน 10-15 นาทีในการให้รางวัลตนเองเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ จากนั้นก็ดึงสมาธิกลับมาทำงานที่ได้วางแผนไว้ต่อไป

เป็นวิธี ง่ายๆ แต่ผมเชื่อว่า สำหรับบางคน อาจจะไม่ง่ายเลยที่จะทำได้ตามแผนงานที่วางไว้ สาเหตุหลักของการทำงานที่ไม่มี productivity ก็เนื่องมาจากการที่เราไม่สามารถควบคุมตนเองให้ทำงานอย่างต่อเนื่องได้ ทำโน่นนิด ทำนี่หน่อย ทำนั่นอีกเล็กน้อย ทำไปทำมาไม่มีอะไรเสร็จสักอย่าง

เคล็ดลับเพียงอย่างเดียว ของการสร้าง Productivity ในการทำงานให้ได้ ก็คือ การควบคุมตนเองให้จดจ่ออยู่กับงานที่ทำให้เสร็จไปทีละอย่าง แล้วค่อยทำอย่างอื่นต่อไป คนเราถูกสร้างมาให้ทำงานได้ทีละอย่างครับ ทำหลายอย่างพร้อมกันไม่ได้จริงๆ (ไม่เชื่อลองดูได้เลยครับ) เราไม่สามารถที่จะทำสองงานพร้อมกันได้แน่นอนครับ

หวังว่าเคล็ดลับง่ายๆ นี้น่าจะพอช่วยให้ท่านสามารถเพิ่ม Productivity ของตนเองได้นะครับ อย่าลืมนะครับ มันอยู่ที่ใจเราทั้งนั้นครับ