การบริหารผลงาน ทำอย่างไรให้ประสบความสำเร็จ 3

ถ้าพูดถึงเรื่องการบริหารผลงาน (Performance Management) สิ่งที่สำคัญที่ควรจะระลึกถึงมากที่สุดจะไม่ใช่เรื่องของแบบฟอร์มการประเมิน ผลงาน (Performance Appraisal) อีกแล้ว แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดที่จะต้องทำถ้าจะใช้ระบบการบริหารผลงานอย่างจริงจังก็ คือ การวางแผนผลงาน (Performance Planning) ซึ่งเป็นสิ่งที่คนไทยเราไม่ถนัดเลย หากพูดถึงคนไทยแล้ว การวางแผนในการทำงานนั้นยังสู้คนต่างชาติไม่ได้ แม้ว่าปัจจุบันนี้ความรู้ทางด้านการจัดการจะแพร่หลายไปมากก็ตาม แต่สไตล์การทำงานของคนไทย ก็มักจะไม่ค่อยวางแผนมากนัก จะถนัดในการแก้ไขมากกว่าการป้องกันหรือวางแผน ดังนั้นเมื่อพูดถึงการวางแผนผลงานแล้ว สำหรับคนไทยยิ่งมองไม่เห็นภาพเลยว่าทำกันยังไง เพราะในเรื่องของการประเมินผล พี่ไทยเรามักจะทำการประเมินแบบใช้แบบฟอร์ม และประเมินกันส่วนใหญ่ก็ปีละ 2 ครั้ง โดยที่ในแต่ละปี หัวหน้ากับลูกน้องแทบจะไม่เคยพูดคุยกันเลยว่าผลงานที่คาดหวังในแต่ละปีคือ อะไร


สำหรับการวางแผนผลงานนั้น ถ้าพูดกันง่ายๆ มันก็คือการตกลงกันระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องว่าในปีนี้จะทำผลงานอะไร หรือกำหนดเป้าหมายในการทำงานไว้อย่างไร โดยสิ่งที่กำหนดนั้นจะต้องสอดคล้องกับแผนงานหลัก หรือแผนยุทธ์ศาสตร์ของบริษัทด้วย การวางแผนผลงานมีความสำคัญมาก เพราะจะทำให้พนักงานทราบถึงขอบเขต และความคาดหวังของหัวหน้า และองค์กร รวมทั้งทราบด้วยว่าผลงานของตนเองนั้นจะไปช่วยให้องค์กรสามารถบรรลุเป้าหมาย ได้อย่างไร ซึ่งถ้าตัวพนักงานเองทราบอย่างชัดเจนถึงเป้าหมาย และสิ่งที่จะต้องทำแล้ว การทำงานก็จะรวดเร็วขึ้น พนักงานสามารถที่จะตัดสินใจในงานของตนเองได้ ไม่ต้องวิ่งเข้าหานายตลอดเวลา และที่สำคัญก็คือการกำหนดเป้าหมายหรือการวางแผนผลงานที่ชัดเจนนั้นจะทำให้ เราในฐานะผู้บังคับบัญชาสามารถที่จะประเมินผลงานของลูกน้องได้ชัดเจนขึ้น และลูกน้องเองเข้าใจได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

ในการวางแผนผลงานแต่ละปีนั้น หัวหน้ากับลูกน้องจะต้องมานั่งพูดคุยกันถึงเป้าหมายในการทำงาน ที่สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท โดยเป้าหมายที่กำหนดนั้นควรจะเป็นสิ่งที่สามารถวัดได้ หรืออาจจะเป็นเป้าหมายเรื่องของพฤติกรรมพนักงานบางอย่างในการทำงาน หรือเป็นผลการทำงานที่ต้องบรรลุให้สำเร็จในเวลาที่กำหนด เช่น ฝ่ายขายอาจจะวางแผนผลงานร่วมกับพนักงานขายที่อยู่ใต้บังคับบัญชาโดยใช้ยอด ขายเป็นเกณฑ์ หรือ ถ้าเป็นฝ่ายบุคคลที่ทำบัญชีเงินเดือน อาจวางแผนผลงานว่า ในแต่ละเดือนจะมีการจ่ายเงินเดือนผิดไม่เกิน 1% ของพนักงานทั้งหมด เป็นต้น อย่างไรก็ดีสิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือการยอมรับแผนผลงานที่กำหนดระหว่างหัว หน้ากับลูกน้อง

สิ่งสำคัญที่ควรระลึกถึงในการวางแผนผลงาน

1. เป้าหมายที่กำหนดร่วมกันนั้น สามารถเปลี่ยนแปลงได้เสมอ เนื่องจากสภาพแวดล้อมในด้านต่างๆ ปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงเร็วมาก ดังนั้นเป้าหมายที่ตั้งไว้ ก็ควรจะมีการปรับเปลี่ยนได้ ให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปด้วย ซึ่งในการเปลี่ยนแปลงเป้าหมายนั้น อาจจะเปลี่ยนเพิ่มขึ้น หรือลดลงก็ได้ แล้วแต่สภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไป
2. เป้าหมายที่กำหนดไว้ต้องเข้าใจเหมือนกัน ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง คือต้องตีความเหมือนกัน และมองไปในลักษณะเดียวกัน ดังนั้น ก่อนปิดประชุมเพื่อวางแผนผลงาน ควรให้พนักงานทบทวนเป้าหมาย และรายละเอียดต่างๆ ของแผนผลงานที่กำหนดร่วมกัน เพื่อให้เข้าใจตรงกันมากที่สุด และทางที่ดีควรจะมีการบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อจะได้ไม่มีปัญหาภายหลังในการประเมินผลงาน
3. เป้าหมายที่กำหนดต้องเป็นเป้าหมายที่สามารถปฏิบัติได้จริง และมีความสำคัญสำหรับการทำงานในหน้าที่ บางครั้งอาจจะเป็นเป้าหมายที่วัดยาก แต่มีความสำคัญกับงาน เราก็ไม่ควรมองข้าม

โดยสรุป การวางแผนผลงานเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ในการบริหารผลงานของพนักงาน ซึ่งหัวหน้างานทุกคนจะต้องวางแผนผลงานกับลูกน้องของตนให้ได้ สำหรับบริษัทที่ต้องการนำระบบการบริหารผลงานมาใช้อย่างจริงจัง และอย่าลืมว่า ฝ่ายบุคคลจะต้องเปลี่ยนมุมมองของบรรดาผู้จัดการและหัวหน้างานที่ต้องทำ หน้าที่ประเมินผลงานลูกน้องให้เป็นมุมมองด้านการพัฒนาผลงาน มากกว่าปล่อยให้พวกเขามองแต่ด้านของการให้รางวัลเพียงอย่างเดียว เพราะอย่างที่ผมเคยได้กล่าวไว้แล้วว่า การบริหารผลงานที่แท้จริง เป็นการพัฒนาผลงานของพนักงานให้ดีขึ้นมากกว่า เป็นเครื่องมือช่วยในการขึ้นเงินเดือนนะครับ