การบริหารผลงาน ทำอย่างไรให้ประสบความสำเร็จ 2

เมื่อคราวที่แล้วผมได้เขียนถึงการบริหารผลงานอย่างไรให้ได้ผล และได้ทิ้งท้ายไว้ว่า การบริหารผลงานให้ประสบผลสำเร็จนั้น มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเปลี่ยนความคิดของบรรดาหัวหน้างานทุกคนใน บริษัทให้ไปในทางเดียวกัน

สิ่งที่ท้าทายที่สุดในการบริหารผลงานนั้นก็คือ การทิ้งความคิดเดิมๆ ในเรื่องของการประเมินผลงานที่ว่า หัวหน้ามีหน้าที่สั่งงานให้ลูกน้องทำ ถ้าลูกน้องทำไม่ได้ หรือทำไม่ได้ดี ก็ต่อว่า และให้คะแนนผลงานต่ำๆ โดยที่ไม่เคยที่จะพูดคุยกัน หรือมีการวางแผนกันในการบรรลุผลงาน หรือช่วยลูกน้องในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ที่สำคัญก็คือ บรรดาพนักงานจะทราบผลการทำงานของตนเองก็ตอนปลายปี ที่มีการขึ้นเงินเดือน บางบริษัท พนักงานแทบจะไม่มีโอกาสได้ทราบเลยว่าผลการประเมินที่ออกมานั้น มันมาเนื่องจากเหตุผลใด ตนทำงานดี หรือไม่ดีตรงไหน อย่างไร

การประเมินผลงาน (Performance Evaluation) เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบริหารผลงาน และเป็นส่วนที่มีความสำคัญน้อยที่สุดในการบริหารผลงาน ซึ่งผู้จัดการหรือหัวหน้างานหลายๆ ท่านคิดว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด ดังนั้นหน้าที่ของหัวหน้างานหรือผู้จัดการที่มีต่อลูกน้องของตน ก็คือการบริหารผลงาน ไม่ใช่การประเมินผลงานแบบในอดีต ซึ่งถ้าทุกคนสามารถทำการบริหารผลงานได้อย่างดี ผลงานที่ออกมาก็จะมีประสิทธิภาพ และสอดคล้องกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ ดังนั้น ขั้นตอนในการบริหารผลงานก็คือ

1. การวางแผนผลงาน เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด ซึ่งทั้งหัวหน้าและลูกน้องจะต้องตกลงร่วมกันในการวางแผนผลงานภายใต้มาตรฐาน และเป้าหมายของบริษัทที่มีร่วมกัน ทั้งหัวหน้าและลูกน้องจะต้องมีความเข้าใจอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่จะต้องทำให้ เกิดขึ้นในปีนี้ หรือปีถัดไป ว่าคืออะไร และต้องมีขั้นตอนอย่างไร
2. การทบทวนผลงาน หลังจากที่ได้วางแผนผลงานร่วมกับลูกน้องไปแล้ว สิ่งต่อไปที่จะต้องทำก็คือ การทบทวนผลงานกับลูกน้องคนนั้นๆ เป็นประจำ ถ้าได้ทุกเดือนก็ยิ่งดี ในการทบทวนนั้น ไม่ใช่การตำหนิ ติเตียน ต่อว่า แต่ต้องเป็นการสอบถามถึงผลงานที่เกิดขึ้น และปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น หรือที่อาจจะเกิดขึ้น ดูความคืบหน้าของงาน เมื่อเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ และร่วมกันพิจารณาหาแนวทางในการแก้ไขปัญหาร่วมกัน
3. ในการบริหารผลงานให้ได้ผลนั้น ทั้งหัวหน้าและลูกน้องจะต้องมีข้อมูล นั่นก็คือข้อมูลทางด้านผลงาน หรือการทำงาน จะต้องมีการเก็บข้อมูลต่างๆ ในการทำงาน ซึ่งอาจจะมีการออกแบบฟอร์มในการบันทึกข้อมูลในการทำงาน หรือปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เพื่อที่จะนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้ในการวางแผนผลงาน และหาแนวทางในการแก้ไขปัญหาร่วมกันได้ง่ายขึ้น และตรงประเด็นมากที่สุด
4. ร่วมกันแก้ไขปัญหา หัวหน้ากับลูกน้องจะต้องร่วมกันพิจารณาแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นจากการทำงาน อุปสรรคต่างๆ อันอาจจะทำให้ผลงานล่าช้า หรือไม่ได้ตามเป้าหมาย
5. สุดท้ายถึงจะมาทำการประเมินผลการทำงานว่าเป็นอย่างไรในปีที่ผ่านมา ซึ่งถ้าระหว่างปีมีการทบทวนผลงานเป็นระยะๆ แล้ว ในการประเมินผลปลายปีก็จะใช้เวลาไม่มาก และจะทราบทันทีว่าพนักงานคนนั้นๆ ทำงานเป็นอย่างไร โดยที่พนักงานเองก็สามารถที่จะประเมินตนเองได้โดยที่ผลออกมาจะไม่แตกต่างกับ ที่หัวหน้าประเมินเลย

มี 3 สิ่งที่สำคัญที่จะต้องทำให้เกิดขึ้น ในการบริหารผลงานก็คือ

1. พนักงานที่อยู่ใต้บังคับบัญชาจะต้องรู้ขั้นตอน ในการบริหารผลงาน และจะต้องรู้ถึงเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนของแต่ละขั้นตอน ข้อดีของการทำตามขั้นตอนเหล่านี้คืออะไร ในฐานะหัวหน้างาน เราจำเป็นที่จะต้องอธิบายให้พนักงานเข้าใจอย่างชัดเจน
2. พยายามทำให้เกิดการสื่อสารแบบ 2 ทาง (Two Way Communication) กล่าวคือ ในการบริหารผลงานให้ได้ผลนั้น หัวหน้ากับลูกน้องจะต้องคุยกันตลอด ถึงผลงานที่ทำได้ ปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้น หัวหน้าให้ข้อมูลแก่ลูกน้องอันจะเป็นประโยชน์ในการทำงานของลูกน้อง และลูกน้องก็ต้องให้ข้อมูลแก่หัวหน้า เพื่อร่วมกันในการพัฒนาผลงานให้ดียิ่งขึ้นต่อไป
3. การบริหารผลงานไม่ใช่อยู่ที่ตัวพนักงานเท่านั้น มันอยู่ที่ตัวหัวหน้างาน หรือผู้จัดการด้วย ในฐานะหัวหน้า เราต้องให้ความช่วยเหลือลูกน้องในปัญหาที่เกิดขึ้น เพราะผลงานของลูกน้องจริงๆ แล้วก็คือผลงานของเราในฐานะหัวหน้าด้วย ถ้าเราช่วยลูกน้องให้ทำผลงานได้ดี ตรงตามแผนงาน ผลงานของหัวหน้าก็จะดีตามไปด้วย

สิ่งเหล่านี้คือ แนวความคิดที่หัวหน้าทุกคนจะต้องเปลี่ยนแปลงให้ได้ มิฉะนั้นแล้ว การบริหารผลงานก็จะไม่ได้ผลอย่างแน่นอน