วิธีง่ายๆ ในการทำให้เป้าหมายของหน่วยงานเชื่อมโยงกับเป้าหมายองค์กร

 

วันนี้จะมาต่อในเรื่องของการทำเป้าหมายของหน่วยงาน ให้เชื่อมโยงและไปในทางเดียวกับเป้าหมายขององค์กร หรือที่เรียกกันว่า Alignment ในทางปฏิบัติเรื่องนี้ถือเป็นเรื่องสำคัญมากในการที่จะทำให้เป้าหมายองค์กร บรรลุได้อย่างแท้จริง ปัญหาที่ได้กล่าวมาแล้วในบทความที่แล้ว ก็คือ เป้าหมายขององค์กรตั้งอย่างหนึ่ง และเป้าหมายของหน่วยงานก็ตั้งกันไปอีกอย่างหนึ่ง ไม่ได้ไปในทางเดียวกัน ถ้าเป็นแบบนี้ มันก็ยากที่จะทำให้เป้าหมายองค์กรสำเร็จได้

มีองค์กรหนึ่งที่ผมเจอมากับตัวเองตอนที่เข้าไปให้คำปรึกษา ตัว MD ได้ไปเรียนเรื่องของการกำหนดเป้าหมายและตัวบชี้วัดผลงานมาจากสถาบันแห่ง หนึ่ง และมีความมุ่งมั่นตั้งใจว่าจะนำเอา KPI มาใช้ พอกลับมาถึงบริษัท ก็เรียกประชุมกลุ่มผู้จัดการแต่ละฝ่าย และบอกนโยบายเรื่องนี้ให้กับทุกฝ่ายได้ทราบ พร้อมกับมอบหมายให้กับผู้จัดการฝ่ายแต่ละคนไปกำหนดตัวชี้วัดผลงาน และเป้าหมายผลงานที่จะทำออกมาให้ชัดเจน และให้นำมาคุยกันในอีก 1 สัปดาห์ข้างหน้า

หนึ่งสัปดาห์ผ่านไป ผู้จัดการฝ่ายขายและการตลาดก็ได้นำเอา KPI และตัวเลขเป้าหมายมาเสนอ โดยระบุว่าในปีนี้ จะเพิ่มยอดขายเพิ่มขึ้นจากปีที่ผ่านมาอีก 30% พอ MD เห็นตัวเลขก็ยิ้มเลยครับ พร้อมกับชื่นชมในความท้าทายของเป้าหมายที่ผู้จัดการฝ่ายขายเสนอมา และก็เริ่มรู้สึกว่า KPI นี่ดีนะ

เมื่อผู้จัดการฝ่ายขายคุยจบ ผู้จัดการคนถัดไป ก็คือ ผู้จัดการโรงงานซึ่งดูแลการผลิตสินค้า ก็เดินเข้ามาพร้อมกับ KPI ในมือ และมาเล่าให้ MD ฟังว่า ปีนี้เขาจะ ลดอัตราของเสียที่เกิดจากการผลิต และจะทำให้ประสิทธิภาพในการผลิตดีขึ้นกว่าปีที่ผ่านมา ซึ่งถ้าทำได้ จะทำให้บริษัทสามารถลดต้นทุนลงไปได้อีก 15% MD ได้ฟังสิ่งที่ผู้จัดการโรงงานตั้งเป้าหมายมาก็รู้สึกชื่นชมอีกเช่นกัน จากนั้นก็ลงนามให้ แล้วผู้จัดการแต่ละฝ่ายก็เดินเข้ามาพร้อมกับเป้าหมายของตนเองว่าตนจะทำอะไร บ้างในปีนี้ เอาแค่สองฝ่ายแรกที่ผมเล่าให้ฟังนั้น ก็จะเห็นแล้วว่า เป้าหมายนั้นต่างคนต่างตั้ง ต่างคนต่างกำหนดกันเอง โดยไม่มีการมาคุยกัน หรือไม่มีการกำหนดเป้าหมายรวมขององค์กรก่อน

สุดท้ายสิ่งที่เกิดขึ้นก็ คือ ฝ่ายขายก็ไปเปิดตลาดใหม่มาได้จริงๆ แล้วก็ส่งออเดอร์นี้ให้กับทางโรงงานเพื่อผลิต ผู้จัดการโรงงานพอได้รับออเดอร์มา ก็ตอบผู้จัดการฝ่ายขายไปว่า “นี่ไม่ใช่ KPI ของผม มันเป็นของฝ่ายขายของคุณ ดังนั้นคุณก็ไปหาทางทำมันให้ได้เอง KPI ของผมนั้นมีอยู่แล้ว แค่ทำของผมให้ได้เป้าก็ยากแล้ว เข้าใจนะ” จากนั้นก็คงเดากันออกนะครับว่าเกิดปัญหาอะไรตามมา................ความขัดแย้งไงครับ

นี่เป็นแค่ตัวอย่างจริงเล็กๆ หนึ่งตัวอย่างที่ได้เจอมากับตัว ถ้าพิจารณาถึงสาเหตุก็คือ เราไม่ได้ทำ Alignment นั่นเองครับ ดังนั้น ถ้าเราจะทำให้เป้าหมายของทุกหน่วยงานไปในทางเดียวกันให้ได้ ก็ต้องเริ่มต้นจาก

• กำหนดเป้าหมายขององค์กรให้ชัดเจน เป้า หมายแรกสุดเลยที่จะต้องชัดมากๆ ก็คือ เป้าหมายขององค์กรในภาพรวมว่าจะต้องเป็นอย่างไร มีเครื่องมือในการกำหนดเป้าหมายมากมาย แต่ผมขอแบบง่ายๆ สำหรับองค์กรที่ไม่อยากใช้เครื่องมือที่ซับซ้อน เช่น Balanced Scorecard ก็ใช้ Goal Setting ธรรมดาก็ได้ครับ ถ้าถนัดกำหนดเป้าหมายทางการเงิน เช่นกำไร ก็พอได้อยู่ครับ แต่ต้องให้มีเป้าหมายที่ชัดเจนว่าเราจะมุ่งไปให้ได้อะไร และในการกำหนดเป้าหมายนั้น ถ้าสามารถร่วมกันกำหนดในทีมผู้บริหารได้ก็จะดี เพราะผู้จัดการทุกคนจะได้มีส่วนร่วมในการคิด และแสดงความคิดเห็น เพื่อให้เกิดการยอมรับในเป้าหมายนั้นได้ง่ายขึ้นนั่นเองครับ

• เริ่มเชื่อมเป้าหมายองค์กรลงสู่หน่วยงานหลักก่อน เรา จะเริ่มต้นกระจายเป้าหมายลงสู่ระดับหน่วยงาน โดยจะเริ่มจากหน่วยงานหลักก่อนเลยครับ เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด ฝ่ายผลิต เป็นต้น โดยให้ถามคำถามง่ายๆ ว่า (ตัวอย่าง) “การที่จะทำให้องค์กรเราบรรลุผลกำไรที่ 500 ล้านบาท และยอดขายให้ได้ 1,000 ล้านบาทนั้น ฝ่ายขายที่เราดูแลอยู่นั้นจะต้องทำอะไรบ้าง เพื่อให้เป้าหมายนี้บรรลุได้” เราจะได้คำตอบออกมาทีละคำตอบ เช่น ขายสินค้าในตลาดใหม่ เปิดตลาดในโซนใหม่ เป็นต้น ฝ่ายการตลาดก็จะถามด้วยคำถามเดียวกันว่า “การ ที่จะทำให้องค์กรเราบรรลุกำไรที่ 500 ล้านบาท และยอดขาย 1,000 ล้านบาทนั้น เราในฐานะฝ่ายการตลาดจะต้องทำอะไรเพื่อให้เป้านี้บรรลุได้” ก็จะได้คำตอบออกมา เช่น ต้องไป Road Show ร่วมกับฝ่ายขาย หรือ ต้องเปิดช่องทางการตลาด online ฯลฯ ฝ่ายผลิตก็เช่นกัน ถามด้วยคำถามเดียวกัน เราก็จะได้คำตอบว่า ต้องผลิตสินค้าให้ได้ตามจำนวนที่ขาย โดยให้มีคุณภาพอย่างไรก็ว่าไป สังเกตนะครับว่าคำตอบที่ได้มา จะเป็นคำตอบที่มุ่งไปที่เป้าหมายเดียวกันทั้งสิ้น ซึ่งในเวลาคิดให้ทำเป็น Workshop ก็จะดี แล้วจะมีการช่วยกันคิด ช่วยกันแก้กันไป เพื่อที่จะทำให้ทุกฝ่ายทำหน้าที่ของตนเองแล้วไปตอบโจทย์เป้าหมายขององค์กร ได้

• ตามมาด้วยหน่วยงานสนับสนุน เช่น ฝ่ายบุคคล บัญชี จัดซื้อ การเงิน ซ่อมบำรุง ฯลฯ ก็ให้ใช้เป้าหมายขององค์กรบวกกับเป้าหมายของหน่วยงานหลักที่ตนต้องไปสนับ สนุนทั้งทางตรงและทางอ้อม โดยถามคำถามในลักษณะเดียวกันอีกเช่นกัน ยกตัวอย่างฝ่ายซ่อมบำรุง ก็ต้องถามตัวเองว่า “การที่ฝ่ายผลิตจะสามารถผลิตสินค้าได้ตามยอดออเดอร์ที่ฝ่ายขายส่งมา และส่งมอบให้ทันเวลานั้น เราในฐานะฝ่ายซ่อมบำรุง จะต้องทำอะไรบ้างเพื่อให้เขาผลิตได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้” ก็จะค่อยๆ ได้คำตอบออกมาเช่นกัน ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบุคคล บัญชีการเงิน ก็ใช้วิธีเดียวกันนี้เช่นกันครับ โดยให้หน่วยงานหลักนั่งฟังด้วยนะครับ ว่าหน่วยงานสนับสนุนเหล่านี้จะช่วยเราในมุมไหนบ้าง ตรงไหนรับได้ ตรงไหนรับไม่ได้ ก็คุยกัน หารือกัน จนได้เป้าหมายของแต่ละหน่วยงานออกมาจนครบ

พอทำเสร็จแล้วลองเอาเป้าหมายของทุกหน่วยงานมาต่อกันดูสิครับ มันจะออกมาเป็นเนื้อเรื่องเดียวกันทั้งหมด ก็คือ เพื่อให้เป้าหมายขององค์กรบรรลุให้ได้นั่นเองครับ

ลองเอาไปปรับใช้กัน นะครับ บางองค์กรใช้ BSC ก็สามารถใช้คำถามข้างต้นได้เช่นกันครับ เป็นคำถามง่ายๆ วิธีการง่ายๆ แต่ถ้าเราทำด้วยกัน คิดไปด้วยกัน เป้าหมายของแต่ละหน่วยงานที่ออกมาก็จะไปด้วยกันเช่นกันครับ